A auditoria interna é uma atividade de apoio para a alta direção e fundamental para a melhoria continua

A auditoria interna é uma atividade de apoio para a alta direção e fundamental para a melhoria continua. Através dos resultados o gestor consegue avaliar o desempenho, gerenciar riscos e garantir a segurança das informações. É um meio eficaz para identificar possíveis melhorias nos processos.

A norma NBR ISO 9001:2015 determina:

Requisito 9.2 Auditoria interna

9.2.1 A organização deve conduzir auditorias internas a intervalos planejados para prover informação sobre se o sistema de gestão da qualidade:

a) está conforme com:

1) os requisitos da própria organização para o seu sistema de gestão da qualidade;

2) os requisitos desta Norma;

b) está implementado e mantido eficazmente.

9.2.2 A organização deve:

a)              planejar, estabelecer, implementar e manter um programa de auditoria, incluindo a frequência, métodos, responsabilidades, requisitos para planejar e para relatar, o que deve levar em consideração a importância dos processos concernentes, mudanças que afetam a organização e os resultados de auditorias anteriores;

b)              definir os critérios de auditoria e o escopo para cada auditoria;

c)              selecionar auditores e conduzir auditorias para assegurar a objetividade e a imparcialidade do processo de auditoria;

d)              assegurar que os resultados das auditorias sejam relatados para a gerência pertinente;

e)              executar correção e ações corretivas apropriadas sem demora indevida;

f)        reter informação documentada como evidência da implementação do programa de auditoria e dos resultados de auditoria.

A norma não determina a necessidade de um procedimento documentado, já que o que precisa ser feito já está especificado, o programa de auditorias deve levar em consideração os objetivos da qualidade, a importância dos processos pertinentes, retroalimentação de clientes, as mudanças que impactam a organização e os resultados de auditorias anteriores.

Isso deve significar na prática, por exemplos:

1 – se para um determinado produto ou serviço estiver com um índice significativo de reclamações, pode haver a necessidade de se programar auditorias mais frequentes para aquela linha de produto ou serviço, objetivando identificr causas ;

2 – outra situação é no caso de alguma mudança planejada que tenha impacto no SGQ, também como parte do planejamento da mudança, deva ser programada uma auditoria interna no(s) processo(s) afetado(s). Desta forma, imaginar que a organização terá apenas uma auditoria por ano, será muito difícil, a menos que haja boas justificativas e uma demonstração de que o SGQ está muito bem estruturado e funcionando de forma satisfatória, pois o normal é que haja algumas auditorias com escopos diferentes durante o ano.

Muitos profissionais que fazem auditorias internas não têm experiência, nem vivência em gestão de negócio suficiente para realizarem auditorias internas, especialmente na Alta Direção, pois muitos nem ocupam ou ocuparam cargos de gestores (supervisão, gerência, coordenação, etc), e não compreendem suficientemente as teorias e práticas de Gestão de Processos, Gestão por Indicadores, Ferramentas da Qualidade (MASP, CEP, FMEA, etc.), Gestão de Riscos (ISO 31000), Gestão Estratégica (Planejamento Estratégico, Análise de SWOT, Plano de Negócios, etc.).

Como será preciso que as organizações implantem um Sistema de Gestão robusto, devem se preocupar com o nível de competência do auditor que estará realizando as auditorias internas, pois a abrangência e conteúdo não estará limitada por uma quantidade de documentos vinculados ao departamento.

Os limites e abrangência da auditoria poderão ser imperceptíveis para um leigo em gestão de negócios.

Num mercado tão competitivo ter como prática, efetuar auditoria interna, com certeza trará muitos benefícios. Diante disso o papel do auditor interno possuí muitas vantagens, por conhecer o processo, seu olhar deverá buscar pelo funcionamento correto das etapas que compõem um processo e além disso seu papel será:

• Observar, mensurar e avaliar os riscos e controles da organização;
• Manter a organização em conformidade com as políticas e leis;
• Sugerir melhorias para a diretoria através dos resultados obtidos.

Através das informações coletadas é possível saber se a empresa está indo pelo caminho certo.

Francisco Jesuíno Fernandes Junior é auditor da ABNT e coordenador do Grupo de Gestão da Qualidade do Simespi