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Reduzir a burocracia do Sistema de Gestão da Qualidade

19 de outubro de 2018


Como a nova revisão da Norma ISO 9001 permite maior eficiência dos processos da empresa

 

Não são raras as situações onde empresas recebem não conformidades em auditorias, por não praticarem aquilo que escreveram nos procedimentos e muitas vezes não são requeridos pela norma, mas como estão nos procedimentos, o auditor pode não só exigir, como abrir uma não conformidade se não estiver sendo cumprido.Com a mudança da ISO 9001 em 2015, onde não é mais requerido o manual da qualidade, nem nenhum tipo de procedimento; enfim, vai acontecer o que seria natural para os processos de gestão das empresas: o fim dos procedimentos formais. Se alguma empresa e principalmente algum profissional da área da qualidade resistir a essa mudança, será como se estivesse lutando alguns anos atrás, para manter a máquina de escrever, mesmo a elétrica, na época que surgiram os computadores e impressoras, com a mesma função e outras que todos nós conhecemos.
É preciso entender que os motivos dessa mudança, tendem a acabar com uma das maiores razões de resistência da implantação da ISO 9001 nas empresas: a burocracia. Essa visão burocrática da norma, se dá em função de vários aspectos, surgidos nas versões da ISO 9001 de 1987 e 1994, onde eram exigidos procedimentos em quase todos os requisitos. Com as versões da ISO 9001:2000 e 2008, mesmo reduzindo a quantidade de requisitos com necessidade de procedimentos, muitas empresas mantiveram essa prática para requisitos que não são exigidos.

 

Não há procedimento, por melhor escrito que seja, que substitua o treinamento “in loco” dado por um gestor ou profissional mais experiente, sobre as atividades que um novo profissional vai executar na empresa. Além disso, ninguém, depois que conhece as práticas da empresa fica lendo o procedimento cada vez que vai executar uma atividade ou um sub processo que seja. Se o treinamento de um funcionário novo for feito baseado na utilização de bons softwares, o aprendizado é mais rápido e menos sujeito a erros.

Outro fator importante, é que como a norma requer a busca da melhoria contínua, o conceito de padronizar, não que isso não possa ser necessário em determinadas atividades, fica superado como regra geral, pois não dá para melhorar os processos se não houver mudanças. Isto pode ser feito sem muita burocracia, alterando um software, eventualmente terceirizando alguma atividade, mudando a estrutura organizacional etc.

 

Quando o sistema não está bem implementado, o procedimento é usado muitas como uma “muleta”, para justificar que uma não conformidade aconteceu porque não seguiram o procedimento, que muitas vezes é complexo ou não reflete a melhor prática para atender a norma.

 

A ISO 9001, que é uma norma internacional, não foi desenvolvida para atrapalhar as empresas. Se o Sistema de Gestão da Qualidade atrapalha e não traz resultados para a empresa, é porque a norma está mal implementada. A empresa não pode ter dois processos de gestão, sendo um a Gestão do Negócio e o outro o Sistema de Gestão da Qualidade, pois o segundo deve estar inserido dentro do primeiro.

 

 

Francisco Jesuíno Fernandes Junior é auditor da ABNT e coordenador do Grupo de Gestão da Qualidade do Simespi